A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde 2020, estabelece regras sobre coleta, armazenamento e uso de dados pessoais por empresas de todos os tamanhos. Sua principal finalidade é proteger a privacidade dos cidadãos brasileiros e aumentar a transparência no tratamento de informações. Embora as pequenas empresas tenham estruturas menores, elas também precisam se adequar para evitar sanções e manter a confiança dos clientes.

O que é a LGPD?

A LGPD (Lei nº 13.709/2018) regulamenta como as empresas devem lidar com dados pessoais. A lei define dados pessoais como qualquer informação que possa identificar uma pessoa, como nome, CPF, endereço, e-mail e dados bancários.

Ela também estabelece princípios importantes, como a necessidade, finalidade e transparência no uso desses dados. Entre os direitos dos titulares (pessoas físicas) estão a solicitação de acesso, retificação ou exclusão dos dados pessoais, o que reforça a responsabilidade das empresas na gestão dessas informações.

Desafios e adequação para pequenas empresas

Embora muitas vezes associada a grandes corporações, a LGPD também é aplicável a pequenas e médias empresas, que precisam se adaptar aos mesmos requisitos de segurança e privacidade. Veja o que uma pequena empresa precisa fazer para estar em conformidade:

1. Mapeamento de dados

O primeiro passo é entender quais dados pessoais a empresa coleta e como eles são utilizados. Identifique onde os dados estão armazenados (planilhas, sistemas de gestão, documentos físicos) e quais informações são realmente necessárias para suas operações. Isso ajuda a eliminar a coleta desnecessária de dados e reduz riscos.

2. Nomeação do encarregado de proteção de dados (DPO)

A LGPD recomenda que toda empresa nomeie um Encarregado de Proteção de Dados, conhecido como DPO (Data Protection Officer). Esse profissional é responsável por garantir que a empresa siga as diretrizes da LGPD, sendo o ponto de contato com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares dos dados. Em pequenas empresas, o DPO pode ser um sócio, gestor ou alguém da equipe com conhecimentos básicos em privacidade e proteção de dados.

3. Obtenção de consentimento

Um ponto crucial da LGPD é obter o consentimento claro e explícito dos titulares para o uso de seus dados pessoais. Isso significa que o cliente ou colaborador deve ser informado sobre como seus dados serão utilizados e para qual finalidade. Além disso, deve ter a opção de concordar ou não.

4. Criação de políticas de privacidade

As pequenas empresas devem criar políticas de privacidade claras e acessíveis, tanto para seus clientes quanto para seus funcionários. Esse documento deve detalhar como os dados são coletados, utilizados, compartilhados e armazenados, além de fornecer informações sobre como os titulares podem solicitar acesso ou a exclusão de seus dados.

5. Segurança e armazenamento de dados

A segurança dos dados é uma obrigação crítica da LGPD. Pequenas empresas precisam investir em sistemas de proteção digital, como antivírus, firewalls e backup de dados. No caso de documentos físicos, devem ser usados armários com chave ou áreas restritas para evitar acessos não autorizados. Uma boa prática é adotar um sistema de gestão contábil e financeiro seguro para armazenar dados dos clientes e colaboradores.

A LGPD e a contabilidade

A contabilidade é uma área particularmente sensível, pois lida com informações financeiras e pessoais de clientes e funcionários. Pequenas empresas devem revisar como coletam, processam e armazenam esses dados. Algumas boas práticas incluem:

• Digitalização segura de documentos: Eliminar documentos físicos e migrar para sistemas digitais seguros que permitam acesso restrito.
• Controle de acesso: Definir níveis de permissão para que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos dados financeiros e pessoais.
• Auditoria periódica: Realizar verificações regulares para garantir que as práticas de armazenamento e proteção de dados estejam em conformidade com a LGPD.

Estar em conformidade com a LGPD não é apenas uma obrigação legal, mas uma forma de demonstrar compromisso com a privacidade dos seus clientes e funcionários. Ao adotar práticas de segurança e transparência, sua empresa fortalece sua reputação e evita sanções legais.