Manter os documentos fiscais organizados é essencial para garantir o funcionamento regular de qualquer empresa. A correta gestão desses documentos evita problemas com o Fisco, previne multas e facilita o acompanhamento da saúde financeira do negócio. A desorganização, por outro lado, pode resultar em atrasos no cumprimento de obrigações fiscais e até em penalidades legais.

Principais documentos fiscais

1. Notas Fiscais (NF-e)

A nota fiscal é o principal documento que comprova a venda de produtos ou a prestação de serviços. Existem diferentes tipos de notas fiscais, como a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) para produtos e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) para serviços. Elas devem ser emitidas em todas as transações comerciais e devidamente registradas.

2. Guia de recolhimento de tributos

As guias de recolhimento são documentos que comprovam o pagamento de tributos, como ICMS, ISS, PIS, COFINS, e outros impostos específicos da atividade empresarial. A falta de pagamento dessas guias pode gerar multas e problemas com a Receita Federal ou as secretarias estaduais e municipais de Fazenda.

3. Declarações de impostos

Empresas precisam enviar regularmente declarações fiscais, como a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte) e o SPED Fiscal, que unifica as informações fiscais e contábeis. O atraso ou erro no envio dessas declarações pode acarretar sanções.

4. Comprovantes de pagamento de impostos

Esses comprovantes atestam que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais. Mantê-los organizados é importante para eventuais auditorias e revisões fiscais, facilitando a comprovação de quitação de impostos e tributos.

Importância de manter os documentos fiscais organizados

A organização de documentos fiscais traz inúmeros benefícios para a gestão empresarial:

• Evita multas e penalidades: A desorganização pode levar a erros no pagamento de tributos ou até à falta de documentos durante uma fiscalização, resultando em multas.
• Facilita o cumprimento de obrigações fiscais: Com todos os documentos em ordem, o envio de declarações e o recolhimento de tributos se torna mais eficiente.
• Apoia o planejamento financeiro: Documentos fiscais bem organizados oferecem uma visão clara dos compromissos tributários da empresa, permitindo um melhor planejamento financeiro.
• Simplifica auditorias: Em caso de auditorias, ter todos os documentos à mão evita complicações e perdas de tempo.

Como organizar os documentos fiscais

Para evitar problemas fiscais e otimizar a gestão financeira, algumas práticas são recomendadas:

• Digitalize os documentos: Muitas notas fiscais e guias de recolhimento já são eletrônicas, mas documentos físicos também devem ser digitalizados para facilitar o armazenamento e consulta.
• Classifique por tipo e data: Organize os documentos por categoria (nota fiscal, guia de recolhimento, declaração, etc.) e por data, garantindo fácil acesso quando necessário.
• Armazene de forma segura: Utilize sistemas de armazenamento em nuvem ou software de gestão contábil para manter os documentos protegidos contra perda ou danos. A EmpCloud é uma excelente opção de ERP de gestão empresarial para pequenas e médias empresas.

A EMPCONT oferece suporte completo na gestão de documentos fiscais, garantindo que sua empresa esteja sempre em dia com suas obrigações tributárias. Nossa equipe de contadores especializados cuida da emissão, organização e armazenamento de todos os documentos fiscais, além de auxiliar no envio de declarações dentro dos prazos estabelecidos. Entre em contato e descubra como podemos ajudar a simplificar a burocracia fiscal da sua empresa!

Por Helena Volpato Moutropoulos, especialista em marketing do Escritório do Empreendedor.